Aufgaben effektiv priorisieren: Die Eisenhower-Matrix

Sitzt du manchmal inmitten eines Bergs an Aufgaben und fragst dich, wie du ihn am besten bewältigen kannst? Welche Methoden könnten dir helfen, Prioritäten zu setzen und deine Zeit effektiv zu nutzen? Angesichts der ständigen Anforderungen im Berufs- und Privatleben ist es oft eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Doch keine Sorge, es gibt eine Lösung: Das Eisenhower-Prinzip bietet einen klaren Weg, um deine Aufgaben zu priorisieren und deine Produktivität zu steigern. Dieser Beitrag führt dich durch die Grundlagen der Eisenhower-Matrix und zeigt dir, wie du sie erfolgreich anwendest. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Die Eisenhower-Matrix verstehen

Durch die Anwendung des Eisenhower-Prinzips gewinnst du Klarheit bei der Priorisierung von Aufgaben und kannst effektiv entscheiden, …

welche Schritte unmittelbar umgesetzt werden müssen,
welche geplant werden sollten,
welche delegiert werden können und
welche du ganz aus deiner Liste streichen solltest.

Die Aufgaben werden also nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Die folgende Grafik veranschaulicht dir zunächst erst einmal das Prinzip der Matrix und ihre 4 Kategorien.

Nach Dringlichkeit & Wichtigkeit kategorisieren

Schreibe auf verschiedene Zettelchen alle Aufgaben, die gerade in deinem Kopf sind. Lies dir im Anschluss die Beschreibungen der 4 Kategorien durch und sortiere die Zettel auf deinem Tisch auf einer gedachten Achse ein. Diese Einordnung hilft dir dabei zu entscheiden, welche Aufgaben im Anschluss direkt erledigt werden sollten und welche warten können.

Hinweis: Während der Durchführung dieser Übung kann es passieren, dass du dich überwältigt fühlst, wenn die Menge der Aufgaben zu groß erscheint oder du unsicher bist, wie du sie priorisieren sollst. In solchen Momenten ist es wichtig, dass du dir Zeit für dich nimmst. Lehn dich zurück, schließe die Augen und atme für 2 bis 3 Minuten tief ein und aus. Das hilft dir, deine akute Überforderung zu senken und in Ruhe mit der Umsetzung fortzufahren.

A: Sofort erledigen

Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die deine unmittelbare Aufmerksamkeit brauchen. Du erkennst sie daran, dass sie meistens Stress verursachen und dir das Gefühl vermitteln, als würdest du immer hinterherhinken. Diese Aufgaben erledigst du also im besten Falle zuerst. Zu solchen Aufgaben gehören z. B.:

Krisenmanagement, also Situationen, die sofortiges Handeln erfordern, um Schäden zu begrenzen oder Probleme zu lösen
Akute Problemlösung, d. h. Aufgaben, die unmittelbare Lösungen erfordern, um Hindernisse zu überwinden oder Schwierigkeiten zu beseitigen
Aufgaben, die in Kürze und fristgerecht abgeschlossen werden müssen
Aufgaben, die von deiner Führungskraft als wichtig und dringend bezeichnet werden

B: Planen

Diese Aufgaben erledigst du nicht unmittelbar selbst, sondern planst bzw. terminierst sie nur. Hierbei handelt es sich also um wichtige, aber nicht ganz so dringende Aufgaben, z. B.:

Übergeordnete Planung (Strategie, Vision, Mission), beispielsweise strategische Entscheidungen und Zielsetzungen, die einen langfristigen Einfluss haben
Investitionen in zwischenmenschliche Beziehungen, die langfristige Vorteile und Kooperationen bringen können
Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber noch genügend Zeit für ihre Erledigung haben
Prävention, also jegliche Maßnahmen zur Vorbeugung zukünftiger Probleme oder Hindernisse

C: Delegieren

Diese Aufgaben kennst du mit Sicherheit nur zu gut – es sind die Zeitfresser, die nicht wichtig sind, aber mit großem Wirbel einhergehen. Solche Aufgaben delegierst du im besten Fall, da sie auch von einer anderen Person erledigt werden können, wie z. B.:

Besprechungen, bei denen du weder eine aktive noch sinnvolle passive Rolle hast
Dienstreisen, die auch durch virtuelle Kommunikation ersetzt werden können, um Zeit und Kosten zu sparen
Reaktion auf Unterbrechungen durch andere (aufgrund von Anrufen, E-Mail-Benachrichtigungen, …)

D: Streichen

Diese Aufgaben sind sehr dankbar, denn du kannst sie meist einfach aus deiner Liste streichen. Manchmal wirst du nicht darum herumkommen, diese Aufgaben zu erledigen, jedoch weißt du, dass du damit vorerst jedenfalls warten kannst. Welche Aufgaben dazu gehören, ist extrem abhängig von deinem Aufgabengebiet und daher höchst individuell. Beispiele hierfür könnten das Sortieren und Archivieren alter E-Mails oder das Aufräumen und Organisieren deines Arbeitsbereichs sein.

Tipp: Hast du deine Aufgaben nun nach der Eisenhower-Matrix sortiert und stellst fest, dass es mehrere Aufgaben gibt, die wichtig und dringend sind? Dann gilt es, nochmal zu priorisieren, z. B. mit der 40-30-20-10-Regel für den Zeitaufwand. Diese Regel sieht vor, dass du 40 Prozent deiner Zeit für höchst priorisierte Aufgaben reservierst, 30 Prozent für mittel priorisierte Aufgaben, 20 Prozent für Aufgaben mit niedrigerer Priorität und die verbleibenden 10 Prozent flexibel für spontane Zusatzaufgaben nutzt. Natürlich kannst du die Prozentangaben je nach Bedarf anpassen.

In diesem Beitrag hast du erfahren, wie du mithilfe der Eisenhower-Matrix deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisieren kannst. Von sofortigen Handlungen bis hin zu delegierten oder gestrichenen Aufgaben bietet diese Methode eine strukturierte Herangehensweise an die Priorisierung. Darüber hinaus kannst du die 40-30-20-10-Regel nutzen, um deinen Zeitaufwand entsprechend den Prioritäten zu verteilen. Mit diesem Wissen bist du nun besser gerüstet, um effektiver zu arbeiten und deine Ziele zu erreichen.